Clarisse Aglae - 13/10/2020

Réussir la mise en place d'un ERP en 6 étapes

Saviez-vous que près de la moitié des implantations d’ERP échoue la première fois (source : Technology Evaluation Centers) ? 

SAP, Infor ou encore Oracle, la réussite de la mise en place d’un ERP ne dépend pas seulement de la solution choisie. Coûts trop élevés, résistance au changement, difficulté lors du transfert des données… Nombreux sont les obstacles qui peuvent se dresser sur le chemin de l’implantation d’un ERP. Alors comment faire pour relever ce défi ? 

 

Réussir la mise en place d'un ERP

Diagnostic, communication, formation ou encore mesure du ROI, Lemon Learning vous explique comment mettre en place votre ERP en 6 étapes. 

 

Étape 1 : établir un diagnostic

Ding, dong, c’est l’heure du diagnostic. Oui… mais par où commencer ? Et si vous partiez tout simplement de l’état actuel de votre entreprise ? Si vous souhaitez mettre en place un ERP, c’est que votre entreprise a des besoins auxquels il faut répondre de manière efficace. Vous pouvez donc commencer par les identifier grâce à des questions concrètes. 

Autant de questions qui vous permettront d’identifier les besoins de votre organisation précisément et d’implanter un ERP adapté à vos problématiques.

 

🍋  L’astuce Lemon Learning : impliquez l’entreprise

Faire un diagnostic c’est bien, le faire avec le patient concerné c’est mieux. En l'occurrence, votre patient est votre entreprise et les collaborateurs qui la composent. Pour pouvoir établir votre diagnostic, il est donc fondamental que vous impliquiez l’ensemble de l’entreprise, et ce dès le départ. Comment ? 

 

Etape 2 : choisir la solution la plus adaptée

Il est temps de rentrer dans le vif du sujet : le choix de votre ERP ! S’il existe de nombreuses solutions sur le marché, telles que Oracle, Infor, SAP ou Dynamics 365, toutes ne sont pas adaptées à vos besoins. Il est donc important de rester aligné avec votre diagnostic afin de ne pas se disperser. Vous devez pensez à plusieurs éléments, à commencer par le type de progiciel qui vous conviendra le plus. 

 

Pour faire votre choix, il faudra à nouveau se poser les bonnes questions. Quel est le niveau de simplicité de l’ERP (utilisation, paramétrage, intégration aux systèmes d’information) ? L’offre de l’ERP est-elle évolutive (peut-elle accompagner votre croissance) ? Quel est le niveau de maintenance proposé ? Quelle est la couverture géographique possible ? Enfin, quelles sont les références clients ? 

 

Étape 3 : communiquer

Vous pensiez y échapper ? Pourtant les chiffres sont sans appel.

 

Pourquoi la conduite du changement échoue

 

Votre implantation d’ERP se fera avec vos collaborateurs ou ne se fera pas. Et pour cause, vos collaborateurs sont un élément clé de la réussite de la mise en place de votre ERP. Parce que l’implantation d’un nouveau logiciel peut être un bouleversement dans le quotidien des collaborateurs, il est essentiel de les accompagner vers ce nouveau système de travail. Pour cela, un mot d’ordre : communiquer. Et c’est l’équipe projet qui sera en charge de cette mission, tant auprès des collaborateurs qu’auprès de la Direction. Mais sur quoi devez-vous communiquez exactement ?  Voici quelques exemples qui pourront vous aider. 

 

Voici des questions auxquelles il est impératif d’apporter des réponses pour pouvoir engager vos collaborateurs et favoriser leur adhésion et l’adoption digitale. Par ailleurs, la communication se faire tout au long du projet, à savoir avant, pendant et après la mise en place de la solution. 

 

🍋  L’astuce Lemon Learning : instaurez une culture digitale

Si vous mettez en place un ERP dans votre entreprise, vous êtes déjà sur le chemin de la transformation digitale. Parce que cette transformation ne fait que commencer, il est essentiel de l’intégrer pleinement à la culture d’entreprise. Et pour cause, vos collaborateurs n’ont pas tous le même rapport au numérique, il est donc important d’accompagner chacun dans la compréhension et l’adhésion de cette transformation. Pour cela, il faut démystifier le numérique en l’intégrant à leur quotidien et en leur montrant les bénéfices du changement afin de réduire les résistances. 

 

Etape 4 : déployer l’ERP

Après vous être posé les bonnes questions, avoir communiqué sur le changement et choisi la solution la plus adaptée, il est grand temps de déployer l’ERP. Alors comment procéder concrètement ? 

🍋  L’astuce Lemon Learning : passez au support ERP embarqué

Le saviez-vous ? Il faut en moyenne 24,2h aux équipes support pour apporter une première réponse aux tickets internes (ZenDesk). La solution ? Passez au support 3:0 : le support applicatif embarqué. Grâce à des solutions comme Lemon Learning, vous pouvez intégrer un support directement dans votre ERP et disponible 24/24h, 7/7j ! A la clé ? Une diminution du support et de ses coûts et une meilleure efficacité des équipes, tant pour les équipes techniques que pour les utilisateurs. 

 

Guide interactif ERP Dynamics 365

 

Découvrez comment réduire vos coûts support avec Lemon Learning

 

Étape 5 : former au logiciel

Maintenant que vous avez déployé votre ERP, vous pouvez former vos collaborateurs à ce dernier. Cette étape est tout aussi importante que les autres : la formation a un impact direct sur l’attrition de votre outil. Autrement dit, elle affecte directement l’adoption des logiciels et donc la réussite du déploiement. Alors comment s’y prendre ? Faites bonne impression ! 

 

Onboarding utilisateur ERP

 

🍋  L’astuce Lemon Learning : formez vos collaborateurs depuis leur ERP

Et si l’on vous disait qu’il est possible de permettre à vos collaborateurs de se former en toute autonomie tout en réduisant le support et ses coûts, vous le croiriez ? Oui, oui, vous avez bien lu. Vous vous demandez comment ? C’est simple, la clé de la formation aux logiciels tient en trois mots : support applicatif embarqué.

 

Guide interactif ERP Oracle

 

Découvrez comment former vos collaborateurs aux logiciels  avec Lemon Learning

 

Grâce au support applicatif embarqué Lemon Learning, vos utilisateurs apprennent à maîtriser leur ERP directement depuis ce dernier. Besoin de créer des listes de matériaux de production, de gérer les devis ou encore suivre la marchandise ? Plus besoin de sortir de l’outil : la réponse est là où vos collaborateurs se trouvent et leur permet d'apprendre en faisant (Learning by Doing). Grâce au support applicatif embarqué, vos utilisateurs ont accès à la bonne information au bon moment, c’est-à-dire lorsqu’ils en ont besoin. Par exemple, lorsqu’ils souhaitent avoir une vue d’ensemble sur les fournisseurs, générer des rapports, personnaliser les factures ou encore avoir une vue précise des stocks. 

A la clé ? Une meilleure expérience utilisateur et une réduction des coûts de support. Vos collaborateurs apprennent en toute autonomie et maîtrisent leur ERP plus vite et plus aisément tandis que vos équipes support passent moins de temps à répondre aux tickets internes. 

 

Etape 6 : mesurer le ROI

Vous ne pensiez tout de même pas que c’était fini ? Maintenant que vous avez formé vos utilisateurs et qu’ils peuvent prendre en main leur ERP en toute simplicité, il ne vous reste plus qu’à mesurer les retombées de la mise en place de votre ERP. Pour cela, commencez par définir des indicateurs de performance afin de mesurer précisément la réussite de votre déploiement, tels que : 

L’ERP étant au coeur de nombreux processus, il est important de définir des KPI adaptés à chaque métier et activité impliqués. Mais il ne suffit pas de mesurer. Une fois que vous avez récolté et analysé vos données, il vous faut faire des ajustements afin d’améliorer continuellement votre ERP. Mesurer et ajuster, oui mais comment ? 

🍋  L’astuce Lemon Learning : mesurez votre ROI avec le Learning Analytics

Vous avez déjà entendu parler du Learning Analytics ?  Ce dispositif permet de prendre des décisions fondées sur la donnée : un véritable levier stratégique ! Mais comment cela fonctionne exactement ? 

 

Prenons l’exemple d’une fonctionnalité de gestion des bons d’achats mal maîtrisée. Grâce au Learning Analytics, vous pouvez découvrir la source exacte du problème : vos utilisateurs se trompent à chaque fois au même endroit, ils ne consultent pas le guide dédié et ne maîtrisent donc pas bien la solution. En sachant d’où viennent les différents blocages, vous pouvez alors optimiser votre ERP en continu afin d’en améliorer l’utilisation. 

 

Push notification ERP Lemon Learning

 

 

Vous connaissez désormais toutes les étapes nécessaires à la mise en place d’un ERP : 

 

Vous souhaitez aller plus loin ? Découvrez comment accélérer l’adoption de votre ERP grâce à notre solution d’adoption digitale (pssst, nous sommes disponibles sur SAP, Oracle, Infor, Dynamics 365 et sur n’importe quel outil en ligne, y compris vos outils internes !). 

 

Découvrir Lemon Learning

 

 

SOURCES

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