SIRH, CRM, SI achat, ERP.... Vos utilisateurs peinent à prendre en main leurs logiciels mais vous ne savez pas comment les guider sur leurs applicatifs ? Et si la solution, c’était de le faire directement depuis leurs outils, pas-à-pas, grâce à un un mode opératoire sur-mesure ? On voit déjà les yeux se lever aux ciel et les sourcils se froncer. Mais pas de panique, les modes opératoires inaccessibles et fastidieux, c’est fini !
Partie intégrante du Système de Management de la Qualité, les modes opératoires servent à expliquer aux collaborateurs comment exécuter une action étape par étape. Mais comment s’y prendre concrètement ?
Dites bonjour au mode opératoire 2.0 : un mode opératoire intégré à vos logiciels. Découvrez comment le réaliser, pas-à-pas, en toute simplicité.
Mode opératoire : ce que vous devez savoir
Avant de rentrer dans le vif du sujet, commençons par définir ce qu’est un mode opératoire et à quoi il sert.
Qu'est-ce qu'un mode opératoire ?
Le mode opératoire (ou modus operandi pour les amoureux du latin) est la manière d’opérer. Souvent formalisé à travers un document, il vise à expliquer de façon précise comment réaliser une activité pas-à-pas. Autrement dit, le mode opératoire est une suite d’instructions qui répondent à la question suivante : “Comment faire pour … ?”. Mais quel est l’intérêt de créer de telles instructions de travail ?
Pourquoi créer un mode opératoire pour logiciel ?
Si vous avez déjà vu un enfant marcher pour la première fois, vous avez sans doute remarqué que ses premiers pas ne sont jamais aussi fluides et assurés que ceux d’un adulte. Pour les logiciels, c’est à peu près pareil : maîtriser les bases et les subtilités des outils digitaux requiert du temps et de la pratique. Il faut d’abord être accompagné sur ces derniers pour les maîtriser de façon autonome. Le mode opératoire sert donc de socle aux utilisateurs pour faire leurs premiers pas sur leurs nouveaux outils.
Vous souhaitez expliquer à vos collaborateurs :
- Comment créer des workflows intelligents sur SAP ?
- Comment visualiser les indicateurs RH sur Cornerstone ?
- Comment créer un canal de discussion sur Microsoft Teams ?
Lemon Learning vous explique comment réaliser un mode opératoire efficace pour former vos collaborateurs aux logiciels pas-à-pas.
1. Identifiez les besoins en accompagnement sur les logiciels
En matière de logiciel, tout part des besoins utilisateurs. Le mode opératoire doit donc répondre à un besoin précis de vos utilisateurs.
- Quelles sont les points de blocage que vous recensez sur les logiciels ?
- Quelles sont les fonctionnalités qui posent le plus problème ?
- Quels sont les différents niveaux de maîtrise des outils digitaux chez vos utilisateurs ?
Voilà quelques questions qui peuvent vous aider à déterminer les besoins en matière de modes opératoires. Mais quelle est la prochaine étape ?
2. Créez le contenu de votre mode opératoire
Vous souhaitez créer un mode opératoire efficace ? Alors mettez-vous à la place de vos utilisateurs !
Commencez par retracer le parcours de vos utilisateurs pas-à-pas et expliquez en chaque étape. Pour la création des contenus, faites simple : soyez clair et concis. Il s’agit d’un exercice de pédagogie. Vos utilisateurs doivent comprendre comment maîtriser leur logiciel et tirer profit de ce dernier simplement afin d’être autonomes et performants rapidement. Besoin d’un exemple plus concret ?
🍋 Créer un mode opératoire pour un logiciel SIRH, CRM, ERP ou SI Achat avec Lemon Learning
Vous souhaitez créer un mode opératoire pour aider vos collaborateurs à consulter leur planning théorique sur SMARTRH, à créer une nouvelle piste sur Salesforce, ou encore à gérer les signets sur Oracle ? Faites-le depuis votre logiciel !
Avec Lemon Learning, plus besoin de passer des heures à créer votre mode opératoire. Grâce à notre solution d’adoption digitale vous pouvez créer votre mode opératoire depuis vos logiciels en quelques clics seulement. La nature évolutive de Lemon Learning vous permet de créer, modifier et actualiser vos modes opératoires au même rythme que vos logiciels ! Désormais, vous n’aurez plus à créer un nouveau mode opératoire à chaque mise à jour ou nouvelle fonctionnalité.
Le petit plus ? Vous pouvez personnaliser vos modes opératoires selon des critères comme la langue, le département ou encore le rôle de vos utilisateurs ! Alors, qui a dit que les modes opératoires devaient être un supplice ?
3. Diffusez et évaluez l’utilisation de votre mode opératoire
Une fois votre mode opératoire créé, il est temps de le diffuser auprès de vos collaborateurs ! Communiquez sur sa création et sa valeur ajoutée afin d’encourager vos collaborateurs à l’utiliser pour prendre en main leur logiciel plus facilement. Objectif engagement sur les outils digitaux ! Mais ce n’est pas fini.
ROI, cher ROI, que ferions-nous sans lui ? Parce qu’un mode opératoire n’est jamais aussi efficace que lorsqu’il est utilisé, il est essentiel de mesurer l’utilisation de votre mode opératoire par les collaborateurs.
🍋 L’astuce Lemon Learning : servez-vous de la data
Avec Lemon Learning, vous pouvez mesurer l’efficacité de vos modes opératoires grâce à la data. Depuis notre solution, la fonctionnalité statistique vous permet d’accéder au taux de consultation de vos modes opératoires interactifs et aux formats les plus appréciés par vos utilisateurs. Résultat ? Les données vous permettent d’adapter vos modes opératoires aux collaborateurs et de les optimiser continuellement.
Vous l’aurez compris, créer un mode opératoire efficace sans y passer des heures : c’est possible et accessible ! A l’heure de la transformation digitale, il est plus que jamais indispensable d’accompagner les collaborateurs sur leurs logiciels pour les aider à développer leurs compétences numériques. De la performance à l’optimisation des coûts en passant par l’expérience numérique des collaborateurs, les modes opératoires sont toujours aussi indispensables.
SOURCES
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Processus, procédure et mode opératoire : nouvelle mise au point sémantique, Finyear, 2011
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Les procédures et modes opératoires, Cours BTS SAM
- 5 bonnes pratiques pour rédiger des modes opératoires efficaces, Picomto
