Vos utilisateurs peinent à prendre en main leurs outils digitaux et vous ne savez pas comment les guider ? SIRH, CRM, SI Achats, ERP, Digital Workplace : si les logiciels d'entreprise sont à leur apogée, ils ne sont pas toujours (bien) utilisés par les collaborateurs. Alors comment faire ? Deux mots : mode opératoire.
Partie intégrante du Système de Management de la Qualité, un mode opératoire sert à expliquer comment exécuter une action étape par étape. Dans le cas d'un logiciel, le mode opératoire vise à accompagner le collaborateur dans la prise en main d'un outil digital.
Mais comment faire un mode opératoire pour vos logiciels, concrètement ? Et surtout, comment créer un mode opératoire efficace ?
La réponse en 3 étapes simples : cibler, créer, mesurer.
(Et en bonus, on vous explique comment faire un mode opératoire sur-mesure intégré à vos logiciels !)
Mode opératoire : ce que vous devez savoir
Avant de rentrer dans le vif du sujet (comment créer un mode opératoire), commençons par définir ce qu’est un mode opératoire et à quoi il sert.
Qu'est-ce qu'un mode opératoire ?
Le mode opératoire (ou modus operandi pour les amoureux du latin) est la manière d’opérer. Souvent formalisé à travers un document, il vise à expliquer de façon précise comment réaliser une activité pas-à-pas. Autrement dit, le mode opératoire est une suite d’instructions qui répond à la question suivante : “Comment faire pour … ?”.
Mais quel est l’intérêt de créer de telles instructions de travail pour vos logiciels ?
Pourquoi créer un mode opératoire pour logiciel ?
Créer un mode opératoire est fondamental pour aider les collaborateurs à bien prendre en main les logiciels mis en place au sein de votre entreprise.
Si vous avez déjà vu un enfant marcher pour la première fois, vous avez sans doute remarqué que ses premiers pas ne sont jamais aussi fluides et assurés que ceux d’un adulte. Pour les logiciels, c’est à peu près pareil : maîtriser les bases et les subtilités des outils digitaux requiert du temps et de la pratique. Il faut d’abord être accompagné sur ces derniers pour les maîtriser de façon autonome. Le mode opératoire sert donc de socle aux utilisateurs pour faire leurs premiers pas sur leurs nouveaux outils.
Voici quelques exemples de modes opératoires pour des logiciels :
- Comment créer des workflows intelligents sur SAP ?
- Comment visualiser les indicateurs RH sur Cornerstone ?
- Comment créer un canal de discussion sur Microsoft Teams ?
Maintenant que vous savez tout, place à la pratique. Découvrez comment créer un mode opératoire efficace pour former vos collaborateurs aux logiciels en 3 étapes.
1. Identifiez les besoins en accompagnement sur les logiciels
En matière de logiciel, tout part des besoins utilisateurs. Le mode opératoire doit donc répondre à un besoin précis de vos utilisateurs.
- Quelles sont les points de blocage que vous recensez sur les logiciels ?
- Quelles sont les fonctionnalités qui posent le plus problème ?
- Quels sont les différents niveaux de maîtrise des outils digitaux chez vos utilisateurs ?
Voilà quelques questions qui peuvent vous aider à déterminer les besoins en matière de modes opératoires. Mais quelle est la prochaine étape ?
2. Créez le contenu de votre mode opératoire
Vous souhaitez créer un mode opératoire efficace ? Alors mettez-vous à la place de vos utilisateurs !
Commencez par retracer le parcours de vos utilisateurs pas-à-pas et expliquez en chaque étape. Pour la création des contenus, faites simple : soyez clair et concis. Il s’agit d’un exercice de pédagogie. Vos utilisateurs doivent comprendre comment maîtriser leur logiciel et tirer profit de ce dernier simplement afin d’être autonomes et performants rapidement. Besoin d’un exemple plus concret ?
Comment créer un mode opératoire pour un logiciel avec Lemon Learning
Vous souhaitez faire un mode opératoire pour aider vos collaborateurs à consulter leur planning théorique sur SMARTRH, à créer une nouvelle piste sur Salesforce, ou encore à gérer les signets sur Oracle ? Faites-le depuis votre logiciel !
Avec Lemon Learning, plus besoin de passer des heures à créer votre mode opératoire. Grâce à notre solution d’adoption digitale vous pouvez créer votre mode opératoire depuis vos logiciels en quelques clics seulement. La nature évolutive de Lemon Learning vous permet de créer, modifier et actualiser vos modes opératoires au même rythme que vos logiciels ! Désormais, vous n’aurez plus à créer un nouveau mode opératoire à chaque mise à jour ou nouvelle fonctionnalité.
Le petit plus ? Vous pouvez personnaliser vos modes opératoires selon des critères comme la langue, le département ou encore le rôle de vos utilisateurs ! Alors, qui a dit que les modes opératoires devaient être un supplice ?
3. Diffusez et évaluez l’utilisation de votre mode opératoire
Une fois votre mode opératoire créé, il est temps de le diffuser auprès de vos collaborateurs ! Communiquez sur sa création et sa valeur ajoutée afin d’encourager vos collaborateurs à l’utiliser pour prendre en main leur logiciel plus facilement. Objectif engagement sur les outils digitaux ! Mais ce n’est pas fini.
ROI, cher ROI, que ferions-nous sans lui ? Parce qu’un mode opératoire n’est jamais aussi efficace que lorsqu’il est utilisé, il est essentiel de mesurer l’utilisation de votre mode opératoire par les collaborateurs.
Comment faire un mode opératoire efficace ? Servez-vous de la data
Pour faire un mode opératoire réellement efficace, il est essentiel de mesurer les retombées de sa mise en place. Pour cela, choisissez des indicateurs de performance précis qui vous permettront de savoir si votre mode opératoire tient ses promesses.
Voici quelques exemples d'indicateurs de performance pour mesurer l'efficacité de votre mode opératoire.
- Le taux de consultation du mode opératoire par les collaborateurs.
- L'évolution du nombre d'erreurs dans les processus internes.
- La réduction des erreurs de données saisies sur les logiciels.
- L'évolution du nombre de demandes de support.
Avec Lemon Learning, vous pouvez justement mesurer l’efficacité de vos modes opératoires grâce à la data. Depuis notre solution, la fonctionnalité statistique vous permet d’accéder au taux de consultation de vos modes opératoires interactifs et aux formats les plus appréciés par vos utilisateurs. Résultat ? Les données vous permettent d’adapter vos modes opératoires aux collaborateurs et de les optimiser continuellement.
Vous savez maintenant comme faire un mode opératoire pour vos logiciels pas à pas ! Et vous l’aurez compris, créer un mode opératoire efficace : c’est possible et accessible ! A l’heure de la transformation digitale, il est plus que jamais indispensable d’accompagner les collaborateurs sur leurs logiciels pour les aider à développer leurs compétences numériques. De la performance à l’optimisation des coûts en passant par l’expérience numérique des collaborateurs, les modes opératoires sont toujours aussi indispensables.
