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Clarisse Aglae - 14/09/2020

SI achat : 6 étapes pour réussir sa mise en place

Vous vous lancez dans la mise en place d’un SI achat mais vous ne savez pas par où commencer ? Résistance des collaborateurs au changement, absence de mesure du ROI ou encore mauvais choix de solution, le déploiement d’un SI achat peut être jonché de freins visibles et invisibles. Alors comment faire pour mettre toutes les chances de vos côtés ? 

 

Dans cet article, Lemon Learning vous explique comment mettre en place votre SI achat en 6 étapes concrètes. Au programme : état des lieux, choix de la solution, accompagnement du changement, déploiement du SI achat, formation au logiciel et mesure du ROI ! 

 

SI achat : 6 étapes pour réussir sa mise en place

 

Etape 1 : faire un état des lieux

La première étape à effectuer pour réussir la mise en place d’un SI achat est de faire un état des lieux. Concrètement, quelle est la situation de votre entreprise ? Quels sont ses besoins et ceux des collaborateurs ? Pour le savoir, vous pouvez vous poser les questions  suivantes. 

Ce n’est qu’en identifiant les besoins existants de l’entreprise et des collaborateurs de façon précise que vous pourrez déployer une solution réellement adaptée. Par ailleurs, c’est l’une des clés de l’adoption des logiciels : partir des besoins de vos utilisateurs. Cette étape est donc fondamentale !

 

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🍋  L’astuce Lemon Learning : travaillez en équipe

Vous souhaitez mettre en place un SI achat ? Faites-le avec vos collaborateurs ! Pour réussir un déploiement, il est indispensable d’impliquer l’ensemble des personnes concernées par ce projet. Mais qui faut-il impliquer concrètement ? 

 

Etape 2 : choisir le SI achat le plus adapté

SAP, Oracle, Ivalua, Synertrade, Jaggaer,  ces noms vous sont familiers ? Si ces solutions sont parmi les plus répandues du marché, le meilleur SI achat pour votre entreprise sera celui qui est le plus adapté à vos besoins. D’où l’importance d’effectuer un état des lieux avant cette étape. Avant tout, il faut choisir le type de solution achat que vous souhaitez. 

 

Après les questions, et le choix du type de solution, place aux critères, ceux qui vous permettront de faire le meilleur choix possible pour votre organisation. Mais sur quels critères s’appuyer ?  En voici quelques uns. 

Votre solution doit également vous permettre de répondre aux problématiques logicielles tels que l’évolutivité du contenu face aux mises à jour, la personnalisation du support informatique, ou encore l’amélioration de la saisie des données, qui favoriseront l’efficacité de votre SI achat. Pour compléter ces critères, vous pouvez également utiliser des comparateurs en ligne afin d’affiner votre choix. 

 

Étape 3 : accompagner le changement

Et si l’on vous disait que la mise en place d’un logiciel est aussi affaire de conduite du changement ? Inutilisation des logiciels, frustrations liées aux outils ou encore résistances au changement, la mise en place d’un outil achat est au cœur de la conduite du changement et de l’adoption digitale. Pour favoriser l’adoption de votre outil achat par vos collaborateurs, il est essentiel de communiquer et d’accompagner le changement en répondant aux questionnements de ces derniers.

Autant de questions auxquelles vous devrez apporter des réponses afin de donner la visibilité et la compréhension nécessaires à vos collaborateurs pour se projeter en toute sérénité. Mais pour favoriser l’adoption de votre outil achat sur le long terme, il faut également instaurer une nouvelle culture d’entreprise, davantage portée sur le numérique.

 

🍋  L’astuce Lemon Learning : passer à la culture digitale

Vos collaborateurs ne sont pas égaux face aux outils. Et parce qu’ils n’ont pas le même rapport au numérique, il est important d’accompagner chacun d’entre eux vers la maturité numérique. Pour ce faire, rien de tel que la culture digitale. Objectif démystification du numérique, adoption digitale et acceptation du changement ! En plaçant le numérique au cœur de votre culture d’entreprise, vous permettrez à vos collaborateurs d’avoir moins de frustrations liées aux outils et de vivre une meilleure expérience de la transformation digitale.

 

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Etape 4 : déployer le SI achat

C’est enfin le moment de déployer votre SI achat ! Pour cela, trois étapes précises : le paramétrage, les tests et le déploiement. 

Mais ce n’est pas tout, pour favoriser l’adoption de votre SI achat, vous pouvez également vous appuyer sur un support directement intégré à votre solution. 

 

🍋  L’astuce Lemon Learning : passez au support applicatif embarqué

Le saviez-vous ?  53 % des utilisateurs n’ont pas de support lorsqu’ils travaillent en dehors des heures habituelles de bureau et 61% d’entre eux souhaiteraient pouvoir en bénéficier (Econocom – IDC). 

 

Disponibilité support informatique

 

Alors pourquoi ne pas passer à un support différent ? Dites bonjour au support applicatif embarqué de Lemon Learning : un support intégré à votre outil achat et disponible 24/7 qui vous permet d’anticiper les problèmes liés à votre SI achat.  Amélioration des données saisies ou encore notifications push, Lemon Learning vous accompagne tout au long du déploiement de votre SI achat.  A la clé ? Une réduction du support et de ses coûts, une meilleure adoption de l’outil achat, une meilleure efficacité des équipes, et surtout, plus de temps pour les tâches les plus importantes !  

 

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Etape 5 : former les collaborateurs au SI achat

Que serait l’adoption des logiciels sans la formation ? Maintenant que votre outil achat est déployé, il faut former vos collaborateurs à ce dernier. La formation aux logiciels est fondamentale car elle affecte directement l’utilisation de votre outil achat et donc son ROI. Personnalisation, evolutivité des contenus ou encore simplicité d’apprentissage, la formation aux logiciels est pleine de défis. Alors comment bien former vos collaborateurs à votre outil achat ?

 

🍋  L’astuce Lemon Learning : formez vos utilisateurs depuis leur SI achat

Former les collaborateurs depuis leur SI achat ? Oui, oui. Que ce soit pour utiliser les fonctionnalités de facturation d’achat, de gestion des commandes ou encore de suivi des appels d’offre, vos collaborateurs apprennent en faisant grâce à nos guides interactifs accessibles en temps réel. Autre chose ? Vous pouvez également créer des guides à destination de vos fournisseurs ! Résultat ? Vos utilisateurs retiennent vraiment ce qu’ils apprennent grâce à un enseignement pratique, plus rapide et surtout autonome !

 

Guide interactif SI Achat Oracle - Lemon Learning

 

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Etape 6 : mesurer et ajuster

ROI, vous avez dit ROI ? C’est bien cela. La dernière étape de la mise en place de votre outil achat est la mesure de votre ROI. Pour cela, vous devez définir des indicateurs de performance pour mesurer l’efficacité de l’implantation de votre outil achat. Voici quelques indicateurs qui peuvent vous aider :

Mais le ROI sert également à adapter votre SI achat. Grâce à la donnée, vous pouvez prendre des décisions éclairées et rester alignés aux besoins de votre utilisateurs.

🍋  L’astuce Lemon Learning : mesurez votre ROI avec le Learning Analytics

Le Learning Analytics est un dispositif qui vise à utiliser la donnée pour améliorer les parcours de formations. Le rapport avec votre SI achat ? En récoltant et en analysant les données de votre solution, vous pourrez adapter la formation au SI achat selon les besoins de vos utilisateurs. Vous souhaitez connaître les guides les plus consultés, les erreurs les plus fréquentes ou encore les formats les plus consultés ? Avec la fonctionnalité statistique de Lemon Learning, vous pouvez le faire en découvrant le parcours de vos utilisateurs sur votre SI achat (taux de consultation des guides, formats les plus consultés, etc.). A la clé ? Des décisions plus éclairées, en accord avec les besoins de vos utilisateurs et une adoption de votre outil achat favorisée sur le long-terme. Objectif pérennité !

 

Découvrir Lemon Learning

 

De l’état des lieux au déploiement, en passant par la formation, vous avez désormais toutes les clés en main pour réussir la mise en place de votre SI achat ! Si la mise en place d’un SI achat dans une entreprise est un véritable défi, il existe aujourd’hui des solutions telle que Lemon Learning qui permettent d’accélérer l’adoption de votre SI achat grâce à des guides interactifs directement intégrés au logiciel. Le grand plus ? Notre solution s’intègre à n’importe quel outil en ligne, qu’il provienne du marché ou qu’il soit interne !  

 

SOURCES

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